1. Kim jesteśmy.

Feniks został założony w 2007 roku jako organizacja charytatywna mająca na celu integrację i wsparcie psychiczne osobom z Europy Środkowo-Wschodniej, mieszkających na terenie Edynburga i całej Szkocji. Feniks jest zarejestrowany w Szkocji jako firma Company No. 329038 i Charity No. SC039041.

2. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i z kim się kontaktować w sprawach przetwarzania Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest FENIKS Counselling, Personal Development and Support Services Ltd.
W sprawach związanych z niniejszą polityką prywatności, ochroną danych osobowych oraz szeroko pojętą prywatnością możesz kontaktować się pod adresem e-mail info@feniks.org.uk

3. Jakie Twoje informacje zbieramy, gdy jesteś na naszej stronie?

a) Google Analytics

Gdy odwiedzasz naszą stronę, pewne informacje o Tobie będą automatycznie gromadzone ze względu na używanie przez nas Google Analytics. Google Analytics to narzędzie pozwalające Feniksowi zrozumieć zachowania użytkowników na naszej stronie, np. w jakie linki klikasz, jak przechodzisz między podstronami. Te dane nie mają charakteru danych osobowych, tzn. nie są to dane, które pozwoliłyby na Twoją identyfikację.

b) Cookies

Nasza strona używa również pliki cookies, pytanie o zgodę na ich używanie pojawia się w formie komunikatu, gdy po raz pierwszy wejdziesz na naszą stronę.
Niektóre używane przez nas cookies są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki internetowej, tzn. po jej zamknięciu (tzw. cookies sesyjne). Inne cookies są zachowywane na Twoim urządzeniu końcowym i umożliwiają nam rozpoznanie Twojej przeglądarki przy kolejnym wejściu na stronę (trwałe cookies). Włączenie lub wyłączenie mechanizmu cookies jest dostępne w ustawieniach każdej przeglądarki internetowej. Pamiętaj, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może uniemożliwiać używanie części funkcji dostępnych na naszej stronie oraz powodować trudności w korzystaniu z naszej strony, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies.

c) Wtyczki społecznościowe

Na naszej stronie internetowej używane są wtyczki, przyciski i inne narzędzia społecznościowe, zwane dalej łącznie „wtyczkami”, udostępniane przez serwisy społecznościowe takie jak Facebook, X, YouTube, Instagram.
Wtyczki gromadzą pewne informacje na Twój temat, takie jak identyfikator użytkownika, odwiedzana witryna, data i godzina oraz inne informacje dotyczące przeglądarki internetowej.
Jeśli zalogowałeś się do jednego z serwisów społecznościowych, to administrator serwisu będzie mógł bezpośrednio przyporządkować wizytę na naszej stronie do Twojego profilu w danym serwisie społecznościowym.
Jeśli nie chcesz, aby serwisy społecznościowe przyporządkowywały dane zebrane w trakcie odwiedzin na naszej stronie internetowej bezpośrednio Twojemu profilowi w danym serwisie, to przed wizytą na naszej stronie musisz się wylogować z tego serwisu. Możesz również całkowicie uniemożliwić załadowanie na stronie wtyczek stosując odpowiednie rozszerzenia dla Twojej przeglądarki, np. blokowanie skryptów. Możesz również wybrać przeglądanie strony w trybie incognito na swojej przeglądarce.
Szczegóły przetwarzania informacji gromadzonych przez wtyczki znajdziesz w politykach prywatności poszczególnych serwisów społecznościowych.

4. Jakie informacje na Twój temat posiadamy, gdy kontaktujesz się z nami po raz pierwszy?

Gdy kontaktujesz się z nami po raz pierwszy, w sposób naturalny przekazujesz nam swoje dane.

  • Kontakt mailowy lub kontakt przez formularze.

Jeśli kontaktujesz się z nami drogą mailową, będziemy posiadać przynajmniej Twój adres mailowy. Dodatkowo, będziemy posiadać wszystkie informacje, którymi się z nami dzielisz.
Jeśli kontaktujesz się z nami przez formularze kontaktowe, oprócz Twojego adresu mailowego, poprosimy o Twoje imię i nazwisko oraz telefon (opcjonalnie) oraz, tak jak w przypadku kontaktu mailowego – te informacje, którymi się z nami dzielisz.

  • Kontakt telefoniczny.

Jeśli kontaktujesz się z nami telefoniczne, będziemy posiadać przynajmniej Twój numer telefonu.

5. Jakie dane na Twój temat będziemy posiadać, gdy zdecydujesz się skorzystać z usług Feniksa?

Feniks prowadzi wiele różnych serwisów i w zależności od serwisu lub projektu, w którym uczestniczyć, możemy być w posiadaniu różnych danych osobowych. Pamiętaj, że w większości przypadków o Twoje dane poprosimy bezpośrednio Ciebie, a jeśli otrzymujemy je od innych organizacji lub instytucji, musimy mieć pewność, że przekazywane są nam za Twoją wiedzą i zgodą. Jeśli nie rozumiesz, dlaczego prosimy o jakieś dane, zapytaj nas – mamy obowiązek wytłumaczyć, dlaczego prosimy o takie lub inne informacje i jak je będziemy przetwarzać.

  • Klienci (sesje terapeutyczne, Link Worker, grupy, SMART Recovery, itd.)

Ze względu na naturę wymienionych serwisów, Feniks może posiadać następujące dane na Twój temat:

  • Imię i nazwisko,
  • Adres zamieszkania,
  • Adres e-mail,
  • Numer telefonu,
  • Twoja data urodzenia,
  • Twoja płeć,
  • Twoje dane osobowe wrażliwe, w zależności od usługi: historia medyczna, Twoje pochodzenie i przynależność etniczną, orientacja seksualna i życie seksualne.
  • Dodatkowo, dane, którymi dzielisz się z nami i w korespondencji, i podczas korzystania z naszych serwisów.

 

  • Wolontariusze.

Jeżeli kontaktujesz się z nami, aby współpracować z nami jako wolontariusz, na początek poprosimy Cię o Twoje imię, nazwisko, adres mailowy i numer telefonu. W zależności od rodzaju zaproponowanego wolontariatu, możemy dodatkowo poprosić o następujące dane:

  • Dane dwóch osób, które wskażesz do udzielenia referencji
  • Adres zamieszkania,
  • Dane kontaktowe do osoby wskazanej przez Ciebie jako osoba do kontaktu w razie wypadku.
  • Kopię dowodu tożsamości.
  • Świadectwo niekaralności (Disclosure Scotland lub Protecting Vulnerable Groups).
  • W zależności od rodzaju projektu, możemy posiadać Twój wizerunek (na przykład, gdy robione są zdjęcia podczas jakiegoś wydarzenia). Pamiętaj, że jeśli nie chcesz, żebyśmy używali zdjęć, na których jesteś, powiedz nam o tym.

 

  • Uczestnicy projektów i wydarzeń.

Feniks organizuje różnego rodzaju projekty i wydarzenia, zatem czasem możemy poprosić o Twoje dane, gdy zgłaszasz chęć uczestnictwa w nich. W większości przypadków poprosimy o Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, abyśmy mogli informować Cię o projekcie i o poszczególnych spotkaniach. Czasem możemy poprosić Cię o rejestrację na wydarzenie na zewnętrznych stronach (np. na platformie Eventbrite) – pamiętaj, że Feniks nie ma kontroli nad polityką prywatności podmiotów trzecich. Możemy też posiadać Twój wizerunek (np. gdy robione są zdjęcia podczas wydarzenia) – powiedz nam, jeśli nie chcesz, żeby Twój wizerunek był używany przez Feniksa (zawsze staramy się zapytać o Twoją zgodę przed robieniem zdjęć lub nagrań).

6. Podstawy prawne do przetwarzania informacji.

Będziemy przetwarzać Twoje dane tylko wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną. Podstawy prawne, których używamy to (osobno):

  • Twoja zgoda na przetwarzanie danych, np. gdy wyrażasz zgodę na umieszczenie Cię na naszej liście oczekujących lub gdy zostajesz skierowany do innej organizacji.
  • Wykonanie umowy – na przykład w przypadku kontraktu podpisywanego na początku terapii
  • Ochrona żywotnych interesów.
  • Obowiązek prawny, kiedy przetwarzanie danych jest wymagane przez prawo (na przykład przy zatrudnianiu nowego pracownika).
  • Prawnie uzasadniony interes, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do prowadzenia usług organizacji, na przykład w celu zapewnienia wysokiej jakości usług, prowadzenia dokumentacji udzielonego wsparcia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi.

7. Czy Twoje dane są bezpieczne?

Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Dostęp do Twoich danych posiadają tylko uprawnione do tego osoby. Na bieżąco analizujemy ryzyka związane z przetwarzaniem Twoich danych, mamy również wdrożone odpowiednie środki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących bezpieczeństwa Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami pod info@feniks.org.uk

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które jest ocenione jako niosące wysokie ryzyko, Feniks jest zobowiązany do powiadomienia Information Commissioner’s Office w przeciągu 72 godzin od wykrycia naruszeń. Jesteśmy też zobowiązani powiadomić osoby, których dane zostały naruszone.

8. Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jesteśmy zobowiązani, by przetwarzać i przechowywać Twoje dane osobowe w sposób bezpieczny, rzetelny i czytelny. Jeśli Twoje dane są przetwarzane elektronicznie, Feniks powierzy przetwarzanie danych również podmiotom trzecim ze względu na to, że korzystamy z usług Google Workspace, które należy do firmy Google, zatem pewne dokumenty będą powierzone firmie Google przez fakt umieszczenia ich na serwerach Google.
W przypadku korzystania z niektórych naszych serwisów, może zaistnieć okoliczność, gdy Twoje dane mogą być przekazane innym instytucjom (np. innym organizacjom, do których Cię kierujemy w ramach naszej współpracy). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, nie przekażemy Twoich danych bez rozmowy z Tobą i bez Twojej zgody. Wytłumaczymy, do kogo przekazujemy informacje, jakie informacje będą przekazane i dlaczego to robimy. Feniks nie przekaże żadnych Twoich danych osobowych prywatnym osobom trzecim.
Należy pamiętać, że w przypadku, gdy podejrzewamy zagrożenie życia Twojego lub innych osób, mamy prawo przekazać Twoje dane odpowiednim służbom bez Twojej zgody. W wyjątkowych sytuacjach będziemy musieli też przekazać Twoje dane odpowiednim instytucjom (np. Social Care), gdy zagrożone jest bezpieczeństwo dziecka lub osoby dorosłej szczególnie narażonej na wykorzystanie (‘vulnerable person’).

9. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

W zależności od tego, dlaczego jesteś związana/związany z Feniksem, przetwarzanie Twoich danych może mieć różne cele. Najbardziej podstawowym celem jest udzielenie Ci informacji – najczęściej gdy się z nami kontaktujesz. W przypadku naszych klientów, podstawowym celem przetwarzania Twoich danych jest możliwość prowadzenia naszej działalności – potrzebujemy Twoich danych do prowadzenia profesjonalnej terapii lub udzielenia Ci wsparcia w ramach specjalistycznych serwisów. Niektóre Twoje dane mogą także pomóc nam w zrozumieniu, czy nasze serwisy działają w prawidłowy sposób lub pomogą w budowaniu statystyk naszej działalności. Przetwarzamy Twoje dany również ze względu na prawne zobowiązania jako dostarczyciel usług terapeutycznych.

10. Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane?

W zależności od rodzaju naszej współpracy, czas, w jakim będziemy przechowywać Twoje dane, może się różnić. Nadrzędną zasadą jednak jest to, że będzie to przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jeśli chciałabyś lub chciałbyś uzyskać szczegółowe informacje na temat czasu przetrzymywania Twoich danych, skontaktuj się z nami pod info@feniks.org.uk

11. Twoje prawa.

Feniks przetwarza Twoje dane osobowe w ramach prawnych wytycznych sformalizowanych w następujących aktach prawnych:

  • Data Protection Act 2018
  • UK General Data Protection Regulation (bazowane na wcześniejszym EU GDPR, które możesz znać w języku polskim jako RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych)

Feniks nie będzie przetwarzał Twoich danych w innym celu niż ten, na który zostały one pierwotnie otrzymane lub niż ten, na który wyraziłaś/wyraziłeś zgodę. Przetwarzanie danych wrażliwych przez Feniksa jest zgodne z prawem na podstawie Artykułu 9(2) UK GDPR i jest przede wszystkim oparte na Twojej zgodzie, gdy zaczynasz z nami współpracę, ale również dlatego, że jako organizacja charytatywna udzielająca wsparcia w ramach terapii informacje, które przetwarzamy, są potrzebne jako podstawa prawna w ewentualnych sytuacjach, gdy Feniks byłby sprawą w postępowaniach sądowych. W bardzo rzadkich sytuacjach mamy prawo przetwarzać Twoje dane bez Twojej zgody, gdy istnieje ryzyko zagrożenia zdrowia lub życia Twojego lub osób trzecich (mamy, między innymi, obowiązek ‘safeguarding’ czyli ochrony osób i grup szczególnie narażonych na wszelkie wykorzystywanie).

W każdym momencie korzystania z naszych serwisów możesz:

  • Uzyskać dostęp i informację o Twoich danych osobowych przetwarzanych w Feniksie (pamiętaj, jeśli w naszej bazie, wśród Twoich danych osobowych są też dane osoby trzeciej, która nie wyraziła zgody na przekazywanie jej danych osobowych, niektóre kopie zapisów mogą zostać zredagowane dla ochrony danych osób trzecich).
  • Ograniczyć zakres przetwarzania Twoich danych osobowych.
  • Poprawić lub sprostować Twoje dane osobowe.
  • Wycofać zgodę na kontakt.
  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
  • Poprosić o usunięcie Twoich danych. Pamiętaj, że jeśli poprosisz o usunięcie Twoich danych i zaprzestanie przetwarzania Twoich danych w Feniksie, może to oznaczać, że Twoja współpraca z Feniksem będzie musiała być zakończona (np. będziemy musieli zakończyć wsparcie terapeutyczne). W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieją ku temu prawne przesłanki, możemy odmówić usunięcia Twoich danych z naszych zapisów. Każdą taką sytuację będziemy oceniać indywidualnie i postaramy się postępować z jak największym zrozumieniem sytuacji i transparentnością

12. Zażalenia.

W przypadku, gdy nie jesteś zadowolony z procedur Feniksa w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz:

  • Złożyć zażalenie do Feniksa poprzez kontakt z nami

Telefon: 0131 629 1881
Adres e-mail: info@feniks.org.uk

Nasza szczegółówa procedura zażaleń jest opisana na naszej stronie: https://feniks.org.uk/services/complaints/

  • Poinformować Information Commissioner’s Office:

https://ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/